Animer une réunion en ligne

Si vos bénévoles habitent dans des quartiers, voire des villes différentes, il peut parfois être difficile de se retrouver pour une réunion physique. Heureusement, vous avez toujours la possibilité de vous réunir à distance grâce à internet ! Mais comment faire pour que la réunion menée à distance se déroule sans accrocs techniques ou sans que la moitié de vos participant.e.s décrochent au bout de quelques minutes ? On vous donne quelques pistes afin que tout se passe de la manière la plus fluide possible.

Choisir un logiciel

Il existe plusieurs logiciels de visioconférence gratuits. En voici quelques uns que vous pouvez tester.

Skype

Skype est un logiciel permettant de passer des appels audio et vidéo ainsi que de partager son écran. Le service de base est gratuit mais il existe également des options payantes, notamment les appels vers une ligne téléphonique classique.

Le principal inconvénient vient du fait qu’il faut obligatoirement se créer un compte et installer le logiciel sur son ordinateur ou son smartphone.

Framatalk

Framatalk est un outil de visioconférence libre qui fonctionne directement dans votre navigateur. Il n’y a rien à installer et pas de compte à créer, il suffit de créer une discussion sur le site puis de partager son adresse avec les personnes que vous souhaitez inviter.

Attention cependant, les performances peuvent rapidement se dégrader s’il y a beaucoup de personnes dans la même conversation.

Mumble

Mumble est un logiciel libre conçu à la base pour le jeu vidéo en ligne. Il permet de créer des salons de discussion audio ; toutes les personnes connectées à ces salons peuvent discuter ensemble et quitter/rejoindre la discussion quand elles le souhaitent.

Mumble ne propose que des conversations audio, pas de vidéo, mais est extrêmement performant et permet des conversations fluides même avec plusieurs dizaines de personnes connectées.

Discord

Discord est un service commercial de visioconférence. Il permet de créer des salons de discussions textuels ou vocaux directement dans votre navigateur, vous pouvez créer plusieurs salons différents, en fonction des différents groupes de travail de votre association.

Discord permet de passer du mode texte au mode audio en un clic, ce qui est utile pour lancer des petites réunions ponctuelles avec votre équipe.

Avant la réunion

Voici quelques points à bien préparer avant la réunion pour que la réunion soit la plus efficace et participative le jour J.

Préparer l’ordre du jour

Il est important de bien préparer son ordre du jour, afin que le déroulement de la réunion soit le plus efficace possible. Afin d’éviter que les participant.e.s décrochent parce que la réunion est trop longue, ne mettez pas trop de de choses dans cet ordre du jour. Demandez-vous quelles questions font déjà consensus et peuvent être traitées par mail et lesquelles nécessitent vraiment une discussion approfondie.

Assurez-vous également que tou.te.s les participant.e.s prennent connaissance des éléments qui sont à l’ordre du jour, afin d’éviter de perdre du temps à réexpliquer chaque point.

Tester le logiciel

Afin d’éviter de perdre du temps avec des problèmes techniques en début de réunion, il est important que tout le monde prenne un peu de temps pour tester le logiciel choisi et vérifier que son micro fonctionne correctement. N’hésitez pas à former les utilisateur.rice.s qui auraient un peu de mal avec ce type d’outils. Vous pouvez également envoyer un mail récapitulatif avec les informations de connexion et les tests à réaliser dans le mail de rappel de la réunion.

Il faut aussi s’assurer que chaque participant.e ait une connexion internet assez performante pour ne pas être déconnecté.e toutes les 5 minutes.

Envoyer les documents

Si vous avez besoin d’étudier des documents pendant la réunion, il est conseillé de les envoyer aux participant.e.s à l’avance. Cela permet que chacun.e ait déjà tout en tête et de ne pas perdre du temps à les lire pendant la réunion.

Cependant si pendant la discussion vous avez besoin de pointer quelque chose en particulier dans un document pour appuyer votre propos, vous pouvez utiliser la fonctionnalité de partage de documents de votre logiciel de visioconférence.

Pendant la réunion

Il peut être bien d’avoir une personne chargée d’animer la réunion. Elle pourra s’assurer que vous suivez bien l’ordre du jour et que chacun.e a l’occasion d’exprimer son avis.

Distribuer la parole

À distance, il n’est pas toujours facile de voir qui souhaite s’exprimer ou si on peut intervenir sans couper la parole à quelqu’un.

Si vous êtes nombreux vous pouvez demander aux participant.e.s de signaler par écrit s’ils souhaitent s’exprimer et ainsi l’animateur pourra leur donner la parole. Il est également possible d’organiser des tours de parole à la fin de chaque point de l’ordre du jour afin que chacun.e puisse donner son avis.

Activer ou non la vidéo

Cela peut être plus conviviale de voir le visage de vos interlocuteur.rice.s pendant les discussions mais la vidéo utilise plus de bande passante que l’audio, pensez donc à la désactiver si vous rencontrez des problèmes de connexion.

Rappelez-vous aussi que tout le monde n’a pas une webcam et qu’avoir l’image de certaines personnes et pas d’autres peut créer un sentiment de déséquilibre dans la discussion.

Si vous n’utilisez pas la vidéo et que les participant.e.s ne se connaissent pas tou.te.s, il peut être bien de demander à chaque personne de rappeler son nom avant de parler.

Prendre des notes

Comme dans toute réunion, il est important de prendre des notes afin d’avoir une trace de ce qui a été décidé.

Dans le cas d’une réunion à distance, vous pouvez profiter du fait que chaque participant.e possède un ordinateur afin de prendre des notes de manière collaborative. Vous pouvez pour cela utiliser un logiciel comme Framapad afin que chacun.e puisse taper ses notes en temps réel.

Cela permettra aux participant.e.s d’être plus impliqués et surtout évitera d’oublier des informations importantes. Mais ça ne vous dispense pas de repasser sur le document par la suite pour le mettre au propre.