Avoir ses outils de pilotage budgétaire

Savoir assurer le suivi d’un budget d’une association implique d’avoir une gestion comptable saine de sa structure et des outils de suivi budgétaire efficaces. L’idée n’est pas de faire de vous un expert-comptable, mais simplement à vous donner les clés de compréhension et quelques outils vous permettant de gérer au mieux votre structure. Qu’est-ce qu’une comptabilité analytique, un PCPGA ? Quelle est la différence entre un budget prévisionnel et un budget projeté ?

Les obligations comptables

Avant toute chose, un petit rappel : la loi 1901 ne soumet aucune obligation en matière de comptabilité, mais si vous souhaitez gérer efficacement votre structure et que vous devez rendre des comptes, sans une comptabilité saine, c’est difficile. De plus, dans un certain nombre de cas, tenir une comptabilité est une obligation. Par exemple si vous percevez une aide publique supérieure à 23 000 euros, si vous êtes financé par des collectivités sur plus de 50% de votre budget ou pour plus de 75.000 euros, ou encore si vous êtes fiscalisé.

Dans ces différents cas, vous serez donc obligé de tenir une comptabilité en conformité avec le plan comptable général dédié aux associations (le PCGA).

Le PCGA

Il s’agit d’un document qui sert de référence pour l’enregistrement des différentes opérations comptables de l’association. Il répartit les différents comptes en 7 catégories appelées “classes”. Les comptes de classe 1 à 5 correspondent au patrimoine de l’association et serviront à former le bilan comptable à la fin de l’exercice. Les comptes 6 et 7 servent à enregistrer les dépenses et les recettes de l’association : ils sont à la base du compte de résultat et reprennent les différentes lignes que vous retrouvez par exemple dans les modèles de budgets contenus dans les dossiers de demande de subvention. Le compte de classe 8 est un peu à part, et sert à comptabiliser les contributions volontaires en nature.

Chaque compte est ensuite divisé en sous comptes qui permettent de préciser plus finement l’opération réalisée. Pour vous donner un exemple, une dépense liée à une facture de loyer sera par exemple enregistrée dans le compte de classe 6, car c’est une charge, et dans le sous compte 6132, correspondant aux locations immobilières.

Les outils de suivi et de gestion financière

La comptabilité analytique

Passons maintenant à la présentation de quelques outils, en commençant par la comptabilité analytique. Il s’agit d’un mécanisme qui permet, lors de chaque enregistrement comptable, d’affecter une dépense ou une recette à un projet en particulier. Dès que vous commencerez à avoir un budget conséquent et à mener plusieurs projets de front, la comptabilité analytique vous permettra donc d’avoir accès simplement à une comptabilité par projets.

Pour cela, vous devrez créer des sections analytiques, c’est-à-dire des codes avec des lettres, des chiffres, des chiffres et des lettres, ou les deux, que vous mentionnerez sur chaque pièce comptable, et qui seront donc pris en compte lors de l’enregistrement de chaque charge et de chaque produit. Si vous fonctionnez avec un tableur, il faudra ajouter une colonne « section analytique » dans votre suivi, que vous renseignerez à chaque enregistrement et si vous fonctionnez avec un logiciel comptable, il suffira de paramétrer les fonctionnalités en ce sens.

Pour les frais liés au fonctionnement courant de l’association, et qui ne sont donc pas directement rattachables à un projet en particulier, il existe plusieurs choix possibles. Vous pouvez affecter directement un pourcentage de chaque charge dans les différentes sections, grâce à une clé de répartition. Par exemple, si vous avez deux projets, et que vous considérez que chaque projet prend autant de temps à réaliser sur l’année, vous pouvez alors dire que votre clé de répartition sera de 50/50. Lorsque vous recevez votre facture de loyer, vous affecterez donc 50% sur le projet A et 50% sur le projet B. Idem avec l’ensemble des autres frais de fonctionnement. L’autre solution est de décider d’avoir une clé de répartition a priori, vous pouvez également décider de créer une section analytique « Frais généraux », et procéder à votre répartition a posteriori, au moment d’établir vos bilans.

Le budget prévisionnel et le plan de trésorerie

Le plan de trésorerie n’est pas un document officiel qui pourra vous être demandé par un partenaire, mais c’est pourtant un outil indispensable pour la bonne gestion d’une association. À partir d’un calendrier, il s’agit en effet de savoir à l’avance quand s’effectueront vos dépenses et vos rentrées financières, et surtout à quel moment vous vous approcherez dangereusement d’un découvert sur votre compte en banque.

Exemple de plan de trésorerie :

Le budget prévisionnel est un outil essentiel pour le pilotage budgétaire de votre structure. Il ne faut pas hésiter à en avoir deux versions. En effet, une version “externe” qui est votée par vos instances statutaires et ne sera à priori pas amenée à bouger et sera envoyée lors de vos différentes demandes de financement et une version “interne”, qui servira de base à votre travail de suivi et pourra être amenée à évoluer régulièrement, en fonction notamment des réponses à vos différentes demandes de subventions.

En termes de présentation, si le BP de votre structure et les BP de vos projets contenus dans les différentes demandes de subvention doivent respecter une présentation selon les normes comptables, n’hésitez pas à opter, pour la présentation en CA notamment, pour une version “vulgarisée”, facilement compréhensible : du côté des charges, une présentation par projet plutôt que par lignes comptables, du côté des produits, par grands types de financeurs ou de dispositifs de financements.

Il est possible de travailler sur un budget incluant deux ou trois colonnes, du côté des charges et des produits, en fonction des différentes hypothèses que vous faites : optimiste, si vous arrivez à avoir tous les financements que vous ciblez, réaliste, en fonction de ce qui vous paraît facilement atteignable, et une hypothèse pessimiste, dans le cas où les choses ne se déroulent vraiment pas comme prévu.

Le budget projeté/réalisé

Une fois votre budget prévisionnel établi, il va falloir mettre en place des outils vous permettant de suivre son exécution régulièrement et d’opérer les ajustements nécessaires. Nous vous avons donné des grands principes et quelques exemples d’outils utilisables, mais il est possible qu’en fonction de chaque structure et de chaque personne, ces outils peuvent être amenés à évoluer : le plus important reste d’avoir des outils adaptés au fonctionnement de l’association.

Si l’association mène un seul projet de front, le plus simple est de partir de votre budget prévisionnel et d’y ajouter trois colonnes de chaque côté :

- Une colonne “réalisé au 23/03 par exemple”, dans laquelle, à partir de vos enregistrements comptables, vous indiquerez ligne par ligne l’état actuel des dépenses et des recettes.

- Une colonne “à venir”, dans laquelle vous indiquerez les prévisions de dépenses et de recettes encore à venir.

- Une colonne total, qui vous permettra de comparer votre prévisionnel et vos projections, et ainsi d’anticiper sur votre résultat futur et donc, d’opérer des ajustements si besoin.

Si vous menez plusieurs projets de front, et que vous avez notamment mis en place une comptabilité analytique, il vous faudra procéder au même exercice, mais en décomposant vos différents budgets par projet (un projet par onglet par exemple), afin de vous y retrouver plus facilement. Le remplissage par ligne comptable pouvant s’avérer fastidieux, et si vous estimez qu’un suivi par dépenses globales est plus pertinent, vous pouvez aussi opter par une mise à jour simplement par total des dépenses et des recettes éventuelles de chaque projet.

L’enjeu reste d’avoir une vision globale des évolutions des budgets de chaque projet et de votre budget consolidé, afin d’anticiper sur votre résultat futur. A vous également de choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez réaliser cette opération, en fonction de la régularité de vos dépenses et de votre expérience… Mais plus vous approcherez de la date de clôture de vos comptes, plus cet exercice devra être fréquent.

Une fois votre exercice clos, vous pourrez alors travailler sur la version définitive de votre réalisé.

Mais pour voir quelles activités sont déficitaires, comparer les dépenses de vos projets par rapport à l’année précédente, ou encore permettre à vos membres de s’y retrouver, tout simplement, il est conseillé préparer un autre tableau qui précisera de manière plus claire les grandes lignes de dépenses et de recettes, par projets et par types de financeurs par exemple.

Il ne faut pas négliger ensuite le travail d’analyse : quels sont les écarts significatifs entre prévisionnel et réalisé ? A quoi sont-ils dûs ? Quels projets sont déficitaires, ou au contraire excédentaires ? Quelle part représentent les frais de fonctionnement sur le budget global ?

Ce travail vous permettra de progresser dans l’analyse financière de votre structure, et donc de mieux prévoir et anticiper le BP de l’année suivante. Cela vous permettra aussi de disposer d’informations pertinentes pour préparer votre rapport financier.