Comment effectuer le rapprochement bancaire de votre association ?

Le rapprochement bancaire consiste à comparer ce que vous avez saisi en comptabilité et votre relevé de banque.

Il n’est pas obligatoire comme la production de documents comptables.

Il n’en est pas moins indispensable pour la comptabilité de votre association.

C’est pourquoi nous avons souhaité lui consacrer un article entier.

Voici ce qui vous attend dans cet article :

• Pourquoi le rapprochement bancaire est-il indispensable ?
• Quand effectuer votre rapprochement bancaire ?
• Quelle est la méthodologie du rapprochement ?
• Aller plus loin : créer des écritures comptables directement à partir des mouvements bancaires

Pourquoi le rapprochement bancaire est indispensable pour votre association ?

Le rapprochement bancaire permet de vérifier que vous n’avez rien oublié.

L’intérêt principal est de vérifier que vous retrouvez bien dans votre comptabilité tous les mouvements bancaires présents sur votre relevé.

Si tout concorde, votre solde bancaire théorique (comptable) devrait être égal à votre solde bancaire réel (inscrit sur le relevé bancaire).

A la fin de votre période comptable, si les deux soldes ne concordent pas et que vous ne comprenez pas l’écart (voir plus loin), c’est que votre comptabilité est fausse.

Conséquence : vous ne pourrez pas effectuer votre clôture et produire les documents comptables attendus.

Quand effectuer votre rapprochement bancaire ?

La réponse est variable en fonction de la taille de votre association et donc de la quantité d’écritures comptables enregistrées. Nous répondrons donc : aussi souvent que possible.

Pour être un peu plus concret, nous pensons qu’il peut être effectué mensuellement pour une petite association.

Certaines associations attendent d’effectuer leur clôture comptable pour attaquer leur rapprochement. Si les soldes bancaires correspondent, tout va bien !

Mais s’il y a un écart, il va falloir en trouver la cause et cela revient souvent à « chercher une aiguille dans une botte de foin » !

Le rapprochement doit donc être fait souvent mais aussi avec le plus grand soin.

Nous observons de temps en temps des rapprochements alors que le montant du mouvement bancaire et le montant de l’écriture comptable n'est pas le même.

Quelle est la méthodologie du rapprochement ?

Voici les grandes étapes du rapprochement bancaire. Nous détaillons plus loin les étapes 1 et 4.

1. Pointer les mouvements bancaires que vous avez enregistré en comptabilité
2. Enregistrer en comptabilité les écritures qui ont été oubliées
3. Calculer l’écart potentiel entre votre solde bancaire théorique et votre solde bancaire réel
4. Essayer de comprendre cet écart
5. Valider le mois une fois que vous avez réussi à tout pointer et que vous comprenez l’écart, si écart il y a.

Détails de l’étape 1 : Comment pointer vos écritures ?

1. Méthode traditionnelle

Elle nécessite d’avoir votre relevé papier et un crayon. Vous cochez sur votre relevé papier tous les mouvements que vous retrouvez dans votre comptabilité.

Attention dans ce cas à bien garder tous les relevés dans un classeur.

2. Méthode Excel

Elle nécessite d’avoir accès en ligne au compte de l’association. Vous pourrez alors exporter vos relevés bancaires sous différents formats (OFX, Excel…)

Petite aparté : l’accès en ligne aux comptes de votre association nous semble aujourd’hui indispensable. Il vous permettra notamment de consulter votre solde bancaire en temps réel, d’effectuer des virements et d’extraire vos relevés bancaires. Si vous négociez bien, vous ne devriez pas avoir à payer pour ce genre de service. Souvenez-vous que les banquiers valorisent les comptes associatifs car les associations ont des ressources stables et sont souvent gérées en « bon père de famille ».

Vous trouverez ici un modèle d'Excel pour faire votre rapprochement : http://fr.excelworld.net/telecharger/rapprochement-bancaire. Pour y accéder, il faut s'inscrire à compta-online (inscription gratuite).

3. A l’aide d’un logiciel comptable

Un bon logiciel de comptabilité pour association va forcément faciliter votre rapprochement bancaire.

L’idée est d’importer directement dans le logiciel le relevé sous format csv., excel ou ofx et d’avoir sur un même écran 2 colonnes : une colonne avec vos écritures comptables et une colonne avec vos mouvements bancaires.

Vous n’aurez plus qu’à faire la concordance.

Pour la petite histoire, « Open Financial Exchange (abrégé en OFX) est un format de données financières, créé en 1997 [..]Il permet l'échange standardisé de données financières entre systèmes hétérogènes. Ce format est ouvert, [..] est utilisé par des institutions financières, des éditeurs de logiciels, etc. » (source : Wikipédia) Les banques proposent en général un export sous ce format et le fichier peut être importé dans votre logiciel comptable.

Les autres avantages d’un logiciel comptable pour faire votre rapprochement :

• Vous pouvez faire des recherches sur les montants, les dates, les intitulés
• Le logiciel calcule l’écart entre votre solde bancaire théorique et réel

Sur AssoConnect, nous proposons également une option d’import automatique des mouvements bancaires. Très pratique puisque vous n’avez rien à faire.

Comment ça marche ?

L’association peut utiliser Linxo qui est un connecteur bancaire.

Le service Linxo permet notamment de recevoir des alertes en cas de mouvements bancaires et de ventiler vos encaissements / décaissements dans des budgets.

Sur AssoConnect, nous utilisons Linxo pour rapatrier automatiquement vos relevés dans le logiciel.

Plus besoin de faire des exports depuis votre banque et de réimporter vos relevés dans le logiciel.

C’est très pratique et complètement sécurisé :

• Les données sont stockées sur des disques chiffrés
• Le service Linxo est strictement en « lecture seule ». Aucune opération bancaire ne peut être réalisée.
• Linxo utilise le même niveau de sécurité que le site web de votre banque.

Plus de détails ici : https://www.linxo.com/securite/.

Détails de l’étape 4 : Comprendre l’écart potentiel

L’écart entre votre solde bancaire théorique et votre solde bancaire réel peut venir d’un oubli mais pas seulement.

Même si vous n’avez pas fait d’erreur et que vous avez bien tout enregistré, vous pouvez constater un écart.

En voici les causes les plus fréquentes :

I) Il est possible que certaines écritures soient enregistrées dans votre comptabilité mais n’apparaissent pas encore sur votre compte en banque.

Par exemple, vous déposez plusieurs chèques à votre banque pour un montant de 1000€ le 26 juillet. Imaginons que vos relevés bancaires aillent du 1er au 31 de chaque mois.

Dans votre compta, le solde de votre compte en banque théorique va être augmenté de 1000€ pour le mois de juillet.

Mais la banque tarde à enregistrer l’opération et ne fera pas apparaître cette remise de chèques sur le relevé de juillet mais sur le relevé d’août.

Conséquence, quand vous allez pointer les mouvements bancaires sur le relevé de juillet, il vous manquera la remise de chèque que vous avez enregistré en compta !

Vous aurez un écart de 1000€ entre le solde théorique de votre compte en banque et le solde réel.

Cet écart n’existera plus quand vous aurez pointé les mouvements bancaires du mois d’août.

A l’inverse, vous pouvez avoir fait un chèque à un bénévole qui ne l’a pas encore déposé sur son compte en banque. Là encore, vous aurez un écart.

II) Les erreurs de la banque en votre faveur/défaveur

Contrairement au Monopoly, c’est souvent une mauvaise surprise. Et ce n’est pas si rare que ça!

Aller plus loin : créer des écritures comptables directement à partir des mouvements bancaires

Certains logiciels proposent de créer les écritures comptables directement à partir des mouvements bancaires.

Le principe : les mouvements bancaires sont rapatriés (grâce à Linxo par exemple), vous n’avez qu’à affecter ces mouvements aux bonnes catégories comptables : les écritures sont créées et directement rapprochées (logique puisqu’elles trouvent leurs sources dans les mouvements bancaires).

Hyper confortable pour les trésoriers ! La saisie comptable est simplifiée à l’extrême.

Mais… dangereux. En effet, le principe même du rapprochement comptable disparaît.

Vous ne comparez plus : vous prenez les mouvements bancaires comme références de votre comptabilité. Et vous oublierez, par exemple, le chèque émis qui n’a pas encore été débité.

Nous conseillons donc d’utiliser ce système de la façon suivante :

• Vous continuez à faire votre rapprochement en saisissant vos écritures et en les rapprochant
• Si un mouvement bancaire ne figure pas dans votre comptabilité, vous pouvez créer l’écriture à partir de ce mouvement

Que vous utilisiez des méthodes plus ou moins modernes, un bon rapprochement est une assurance de sérénité pour la comptabilité de votre association !

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