Comment
réussir un évènement associatif et communiquer dessus?

Monter un évènement n’est pas un obstacle infranchissable à condition de l’anticiper et de prévoir un certain nombre de phases à mettre dans le bon ordre.

Par ailleurs, un évènement peut devenir un formidable outil de communication en amont, pendant et après son déroulement.

L'objectif de cet article est de vous donner quelques clés pour ne pas oublier d’étapes dans l’organisation de votre évènement.

Le cadrage stratégique de l'événement

Etant donné son coût d’organisation et le temps qu’il nécessite, un événement d’une association doit être pensé dans le cadre d’une stratégie globale de communication.

Même s’il peut être une nécessité statutaire (assemblée générale, congrès annuel, etc.) ou répondre à l’objet social (organiser des concours sportifs, des spectacles culturels, etc.), un évènement est rarement une finalité en soi. Il sert normalement à réunir ses membres, faire connaître l’association à des publics extérieurs, connecter des parties prenantes, influencer des décideurs, sensibiliser l’opinion publique, contribuer au développement de sa collecte, etc.

Il faut donc déterminer les publics auxquels il est destiné.

La forme de l’évènement

Un évènement peut prendre des formes extrêmement variées selon l’objectif qu’on lui assigne, les publics que l’association souhaite convier, le budget dont elle dispose et le lieu dans lequel il se tiendra.

Il peut s’agir d’un séminaire interne, d’un congrès, d’une action de rue, d’un colloque, d’un spectacle, d’un tournoi sportif, d’un concert. Il peut se dérouler dans une salle, un espace naturel, ou sur la voie publique. Selon les cas, il sera nécessaire de demander des autorisations préfectorales et un contrôle de la sécurité des installations sera obligatoire.

La temporalité de l’évènement

La particularité d’un évènement, contrairement aux relations presse sur le long cours, à une newsletter régulière, ou au community management, est qu’il se déroule sur un temps très court

(la plupart du temps une seule journée sur laquelle il n’est pas rare de travailler plusieurs mois en amont).

Il s’agit donc d’une période très stressante car les efforts et l’investissement financier d’une année peuvent être réduits à néant si l’évènement devait être en extérieur et que le temps est pluvieux, si un.e intervenant.e prestigieux fait faux bond au dernier moment, si 40% des personnes inscrites ne viennent pas, s’il y a une grève des transports, s’il y a une actualité qui détourne l’attention, etc.

Même s’il est impossible de prévoir tous les aléas et de s’en prémunir, il est intéressant de concevoir un évènement comme une action de communication avant, pendant et après son déroulement.

Réfléchir au format de l’évènement

Selon les objectifs de l’évènement et les publics auquel il s’adresse, les formats peuvent varier fortement : un amphithéâtre s’il n’y a que des sessions plénières ; une multitude de salles pour des ateliers en parallèle ; des barnums si ce sont des stands en extérieur ; un palais des congrès si c'est un salon, etc.

Il peut être pertinent de recourir à une agence évènementielle qui pourra accompagner dans la création de formats et dans la réalisation technique et logistique de l’évènement.

Autrement dit, les formats qui seront décidés nécessiteront peut-être de sélectionner tel ou tel lieu ou telle ou telle date selon les disponibilités.

Trouver une date et un lieu

Mais parfois la date et/ou le lieu de l’évènement sont déterminants et les formats seront donc fonction de la configuration du lieu qui aura été choisi. Tout le reste découlera de cela.

Parfois on n’a pas le choix dans la date comme certain.e.s le savent, et les lieux possibles seront choisis en conséquence, ou au contraire tel ou tel lieu sera privilégié et la date sera fonction de sa disponibilité.

S’il a lieu sur la voie publique, il faut bien anticiper les autorisations officielles nécessaires. Si c'est dans une salle, il faut se renseigner par bouche à oreille sur des salles adaptées au nombre de personnes souhaitées, consulter ses sponsors et mécènes pour savoir s’ils peuvent vous prêter leur auditorium, solliciter sa ville pour obtenir une salle municipale gratuite, consulter des sites internet répertoriant des centaines de salles avec des critères multiples (capacité d’accueil, localisation, restauration disponible, style architectural du lieu, etc.).

Déterminer un budget

Un évènement peut être quasi gratuit ou coûter plusieurs millions d’euros.

Mais il faut en général le budgéter bien en amont.

La location d’une salle peut avoir un coût très important selon son prestige, sa jauge, sa rareté, etc.

Il faut aussi anticiper les équipements qu’il faudra peut-être ajouter (sonorisation, lumière, mobilier, signalisation, scénographie, etc.) et qui peuvent doubler ou tripler la facture finale.

Les coûts de main d’œuvre de montage et de démontage d’un dispositif doivent être prévus.

Le prix d’un buffet ou d’un cocktail peut varier du simple au triple.

Il faut aussi budgéter les coûts de transport et d’hébergement des intervenant.e.s, de traduction, de rédaction des actes, de recours à une agence d’évènementiel, etc.

Construire le programme de l’évènement

Une fois conçus les formats de l'événement, il sera possible de construire le programme.

Il faudra choisir les thématiques à traiter puis les intervenant.e.s et animateurs/trices à solliciter. Dans la mesure où ces derniers ne seront pas forcément disponibles, il faut établir en amont une liste complémentaire d’autres contacts.

Il faudra ensuite déterminer les horaires des sessions.

La stratégie de communication de l’évènement

A partir du cadrage stratégique de l’évènement, il est pertinent d’élaborer une stratégie et un plan de communication de l’évènement, ainsi qu’une plateforme de discours dont l’objet sera à la fois d’assurer la cohérence des messages et de toucher les différents publics. Ils devront être déclinés dans les outils de communication tels que le site internet, les e-mailing et les réseaux sociaux.

Créer l’identité graphique de l’évènement

Il peut être intéressant de travailler à l’élaboration d’un visuel de communication spécifique à l’évènement qui pourra ensuite être facilement décliné sur une multitude de supports : couverture de programme, affiches, kakémono, habillage web et réseaux sociaux, template de présentations powerpoint, etc…

Communiquer en amont de l’évènement

En général, il est nécessaire d’annoncer l’évènement grâce à un save the date envoyé par mail ou sur les réseaux sociaux. Il peut être aussi opportun de diffuser des vidéos de teasing, le programme et des documents en amont, créer un site internet dédié, préparer un dispositif de networking via un logiciel d’inscription, envoyer un dossier de presse et un communiqué de presse sur l’évènement.

Communiquer pendant l’évènement

Le jour de l’évènement, la signalétique peut être un très bon outil de communication sur l’association organisatrice et ses partenaires. Les badges, les goodies, le dossier des participant.e.s, le programme sont autant de supports pour communiquer.

Il est important également de faire vivre en direct l’évènement sur les réseaux sociaux.

Communiquer après l’évènement

Il est important d’assurer un suivi de l’évènement, a fortiori s’il est récurrent, pour donner de l’information, recueillir les avis pour s’améliorer et fidéliser les participant.e.s.

Il peut donc être pertinent d’envoyer ou de mettre à disposition sur le site de l’association les actes sous forme écrite, podcast ou vidéo avec un montage, et de communiquer sur les chiffres d’affluence.

A propos de l'agence Relations d'Utilité Publique

Relations d'Utilité Publique est une agence de communication et d'influence fondée en 2006, spécialiste du développement durable et de l'économie sociale et solidaire. Elle conseille et accompagne les associations dans leur stratégie de communication, de relations publiques et de lobbying et dans sa mise en oeuvre opérationnelle.