Le project Canvas, mode d'emploi pour faire d'un projet un succès

A la manière du Business Model Canvas, le Project Canvas est un outil de gestion de projet redoutable car il permet d’obtenir une vue d’ensemble simplifiée en mettant à plat les objectifs et actions à réaliser. Mais c’est aussi un outil de communication particulièrement efficace auprès des équipes car cela leur permet de s’approprier le projet et de comprendre clairement les enjeux.

Alors comment fonctionne cet outil magique ? Rien de très compliqué à première vue. Vous pouvez télécharger le canvas ici.  Puis armez-vous de post-its pour remplir les différentes cases de ce grand tableau mais aussi d’un peu de patience car les discussions peuvent être longues et animées avec vos collaborateurs avant d’arriver au consensus.

#1 Définir la raison d’être du projet

Pourquoi faisons-nous ce projet ? Quel est le périmètre du projet ? Quels buts poursuivons-nous et comment les bénéfices peuvent être qualifiés ? Comment saurons-nous si nous avons réussi ? Comment mesurer notre succès ?

Cette phase est importante pour la suite du projet. Essayez d’être le plus précis possible et concis en limitant le nombre d’objectifs. Le Project Canvas recommande ainsi des objectifs SMART ( Spécifique - Mesurable - Atteignable - Réaliste - Temporellement défini.)

Pour bien distinguer moyens et objectifs, une astuce est de partir des résultats attendus du projet (si possible, quantitatifs). Par exemple, si l’indicateur est : multiplier par trois les dons d’invendus, l’objectif global sera : lutter contre le gaspillage alimentaire.

Le fait que le site soit “beau et ergonomique” est un moyen pour atteindre cet objectif mais ne sera jamais une fin en soi.

#2 Etablir qui fait quoi et pour qui ?

La deuxième étape consiste à définir les différents acteurs qui vont être amenés à participer au projet et à identifier leurs rôles et responsabilités. Le Project Canvas reconnaît trois types d’acteurs : les membres de l’équipe, les parties prenantes extérieures à l’équipe mais concernées par le projet, et les utilisateurs, c’est-à-dire le public cible.

Dans les projets réalisés au sein de l’agence web de Simplon, SimplonProd, l’équipe comprend un·e chef·fe de projet, un ou plusieurs designers, les développeurs·euses ainsi que le ou la référent·e du projet côté commanditaire. L’ensemble de l’équipe conçoit et développe le projet dans une approche centrée utilisateurs et organise les points d’étape nécessaires avec les parties prenantes afin de s’assurer de leur soutien au projet.

Les parties prenantes peuvent prendre plusieurs formes. Cela peut-être la municipalité qui finance le projet, ou l’entreprise dans laquelle évolue l’équipe qui porte le projet. Même chose pour les utilisateurs. Plusieurs types de public peuvent être identifiés, l’important étant de bien cerner leurs besoins et usages, ainsi que leur implication dans le projet.

#3 Comprendre le contexte, la situation générale dans laquelle le projet va naître

Une fois, ces deux premiers cadres posés, il va falloir analyser la situation générale et se demander ce qui pourrait faire échouer ou ralentir ce projet. Dans un premier temps, il est utile s’interroger sur les ressources financières et humaines dont nous disposons puis s'intéresser aux contraintes, risques, menaces et opportunités existantes ou futures.

Le temps est une ressource importante mais aussi une contrainte à prendre en compte. Dans la case Risques, vous viendrez placer des faiblesses propres au projet - comme la difficulté à engager son public cible dans ce nouveau projet par exemple - et des menaces extérieures - la législation du pays, le climat politique, la conjoncture économique, etc.

Établir les risques peut amener à réajuster le périmètre ou le calendrier du projet. Par exemple, si chaque étape nécessite un processus de validation, cela pourra être anticipé dans le planning ; si une partie de l’équipe est à distance, on pourra prévoir des réunions de travail en présentiel régulièrement.

# 4 Déterminer le plan d’actions

La dernière étape du Project Canvas consiste à établir la liste des actions à mener. Il faut commencer par déterminer les jalons ou “Milestones”, c’est-à-dire des étapes importantes et concrètes à dépasser. Pour chaque jalon, vous devez définir une liste d’activités à accomplir pour arriver à sa réalisation ainsi que les livrables prévus.

La recherche de partenariats peut-être un jalon à important dans de nombreux cas. Benchmark, définition des différents types de partenaires, prises de contact, rédaction des contrats, sont autant d’actions à mener pour compléter ce jalon par exemple.

En phase de lancement, ou pour remettre les choses à plat, le Project Canvas est un bon outil pour embarquer des équipes dans le projet en offrant une vue d’ensemble claire et simplifiée.

Au-delà de constituer un outil de pilotage visuel et efficace, le Project Canvas possède à notre sens un grand intérêt pour poser les bases de la collaboration et de l’adhésion au projet, ainsi que d’une relation de confiance entre tous les acteurs oeuvrant à son succès.

Le guide d’utilisation pour aller plus loin.