Comment bien gérer ses mails ?

Et si le moment était venu de faire le tri dans vos emails et d'appliquer quelques astuces pour vous y retrouver plus facilement ?!

Des astuces pour gérer votre messagerie et vos emails

Commencez par nettoyer votre messagerie

3495. C’est le nombre d'emails qui encombrent probablement votre messagerie. Et comme 95 % de vos congénères, vous ne les supprimez pas systématiquement. Il est donc important de faire un tri... mais pas de panique !

Commencez par vous bloquer du temps, lisez vos messages les plus récents et répondez-y. En traitant les emails les plus récents vous répondrez à l'essentiel des emails anciens (les courriers anciens et importants font l’objet d’une relance après une période de non réponse). Il est inutile de conserver des emails anciens, qui ont parfois plusieurs années, vous pouvez alors les supprimer.

Au fur et à mesure de votre tri, pensez aussi a vous désabonner des newsletters, publicités et notifications que vous ne lisez pas.

Maintenant que vous avez terminé votre tri, n’oubliez pas de faire des sessions de nettoyage régulièrement. Ne laissez plus vos emails s'accumuler !

Hiérarchisez vos emails

A réception de vos emails, agissez : classez-les ou supprimez-les. Tous les emails reçus ne sont pas urgents et n'ont pas tous la même importance. Il peut être utile de se créer des sous dossiers, en favorisant les libellés d'action par exemple :

• "A traiter dans les 2 heures", "A traiter dans la journée", "A traiter dans la semaine" (celle-là doit être vide chaque vendredi soir).

• "A faire", "A relancer", "A relire au calme" (pour les mails nécessitant un temps de réflexion).

Vous pouvez également archiver vos mails par clients, projets, thèmes... Danc ce cas-là, optez pour le tri par ordre alphabétique.

Pour avoir une boîte de réception mieux organisée tout en gagnant du temps, vous pouvez appliquer des filtres ou des règles automatiques (toutes les boîtes de réception en disposent) : sur un projet donné les messages peuvent être automatiquement regroupés, ceux concernant l’administratif être déplacés dans le dossier adéquat... Selon votre messagerie, vous trouverez facilement sur internet des tutoriels pour appliquer des filtres (par exemple : Gmail, Outlook).

Gérez votre temps

Contrairement aux idées reçues, le mail n'est pas fait pour être lu immédiatement et son traitement est une tâche à part entière. Pour être plus efficace, réservez-vous plutôt des plages horaires : par exemple en arrivant au bureau le matin, avant la pause déjeuner, en début d’après-midi et en fin de journée. Vous pouvez ainsi traiter vos mails par lots, mais traitez-les alors tout de suite : vous êtes en train de les lire et vous êtes donc déjà concentré sur cette tâche, se dire "J'y répondrai plus tard", c'est du temps de perdu.

Arrêter de "répondre à tous" systématiquement : vous gagnerez des minutes qui peuvent être utiles pour d'autres tâches et vous n'encombrerez pas la boite mails de vos destinataires. Par exemple, si vous êtes en copie, considérez que c'est un email "pour info". Et épargnez-vous les messages du type " Ok", "Lu", "Merci".

Enfin, pour éviter d'être déconcentré en permanence, ne travaillez pas avec votre messagerie ouverte et/ou désactivez toutes les notifications d'emails que vous pouvez recevoir sur votre ordinateur, tablette ou smartphone. Il est important de savoir se consacrer à ses autres tâches sans interruption liée à la gestion de ses emails.

Soyez pragmatique

Vous n'avez aucune obligation d'appliquer la règle "zéro email" dans la boite de réception tous les soirs. Mais fixez-vous l'objectif d'avoir traité tous les messages nécessaires en fin de semaine.

Utilisez d'autres canaux de communication

Souvent, on détourne le mail pour l'utiliser comme un chat : alors pourquoi ne pas utiliser une messagerie instantanée ? C'est un moyen pratique et efficace pour communiquer. Vous avez la possibilité de créer plusieurs conversations (projet Y, projet Z...) et d'ajouter plusieurs collaborateurs (internes ou externes à votre structure) à une même conversation.

Mais parfois, le plus simple et le plus rapide pour échanger, ne serait-ce pas plutôt d'aller voir directement vos interlocuteurs ou d'utiliser le téléphone ?

Des outils pour faire le tri dans vos messages

• Cleanfox est une plateforme web gratuite qui permet de supprimer et/ou de se désabonner des newsletters en quelques clics, tout en réduisant l'empreinte carbone. Une solution utile et écologique !

• Mailtrom est un outil de nettoyage de boite mail. Un robot se connecte à votre boite mail (type IMAP), va scanner l’entête des messages, les expéditeurs, les objets. Ensuite, il va trier automatiquement tous les mails par catégories, expéditeurs, etc. et vous pourrez mener des actions de masse simplement.

• Bitdefender est une solution complète pour protéger vos équipements : pare-feu, antivirus et antispam. Ces services vous éviteront, entre autre, de recevoir des emails indésirables. Si cela vous intéresse, découvrez l'ensemble de nos logiciels à tarifs réduits pour les associations.