Mettre en place un parcours de formation dans son réseau associatif

Comme toutes les grandes organisations, il peut arriver qu’un réseau associatif soit amené à mettre en place des formations. Qu’il s’agisse d’une demande individuelle de la part d’un bénévole, d’un salarié, ou encore d’un besoin détecté par les dirigeants, mieux vaut alors savoir comment s’y prendre et les différents dispositifs existants.

En effet, organiser une formation ne s’improvise pas et demande un certain savoir-faire, du moins si vous souhaitez que celle-ci soit réellement efficace !

Pour y parvenir, nous verrons dans cet article comment :

• Evaluer les besoins de formation de son réseau associatif
• Construire le contenu de son parcours de formation
• Financer les formations individuelles et collectives
• Mesurer les résultats de la formation suivie

Prêt ? Alors allons-y !

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Evaluer les besoins de formation de son réseau associatif

Explorer tous les niveaux de votre organisation

La première chose à faire avant de vous lancer dans les grandes manœuvres est de bien définir le besoin. Pour cela, le mieux reste d’interroger directement les personnes concernées.

Une erreur courante revient à n’interroger que les managers. Or, le plus efficace pour dresser un tableau réaliste de la situation est souvent d’aller interroger un maximum de personnes, et ce à tous les niveaux.

Cette consultation peut se faire à travers de simples échanges directs, lors d’une réunion ou d’un atelier dédié, mais aussi en ligne.

Admettons que vous vouliez tirer un bilan de l’année écoulée pour connaître les points à améliorer sur l’année suivante. Dans ce cas, plus les retours sont nombreux, plus vous disposez d’une base solide sur laquelle vous appuyer. Et le sondage en ligne peut alors vous faire gagner du temps en organisation comme en consultation des résultats !

Proposer un catalogue de formation

Une fois le besoin identifié, vient l’heure de chercher des formations pouvant y répondre. Il est alors possible que vous vous retrouviez noyé dans les possibilités, ou à l’inverse, à court d’inspiration. Pour éviter ces situations et cadrer les recherches futures, il est conseillé de référencer quelques formations en une sorte de catalogue.

Cela peut effectivement aider à visualiser le type de formations réalisables et, même si vous vous tournez finalement vers une autre, cela aide toujours à trouver l’inspiration.

En outre, les formations référencées peuvent aussi être celles dont vous êtes sûr qu’elles peuvent facilement être organisées en interne. Vous vous épargnez ainsi à la fois la recherche de financements et l’organisation de la formation en elle-même.

Ne pas oublier les besoins généraux de la structure

Au fil de vos échanges avec les membres du réseau, en plus des besoins opérationnels, des besoins généraux peuvent émerger. Si vous observez que certaines choses ne fonctionnent pas bien et concernent toute la structure, vous pouvez alors envisager d’organiser des formations collectives à l’ensemble de la structure pour y répondre.

Prenons l’exemple d’un réseau dans lequel le dialogue serait rompu entre les différents services à cause de conflits internes. Une solution concrète pourrait consister à proposer un cycle de formation sur la "Communication Non-Violente". De cette manière, chacun pourrait apprendre à mieux communiquer, éviter les tensions et ainsi faciliter le travail et la coordination au sein de l’organisation.

Ces besoins que nous désignons comme "généraux" sont souvent mis de côté. Pourtant, ils sont tout aussi importants que les besoins opérationnels, et les traiter peut débloquer bien des situations.

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Construire le contenu de son parcours de formation

Vous vous êtes mis d’accord sur le besoin et avez identifié une thématique de formation ? Parfait, vous pouvez maintenant commencer à réfléchir à son contenu, et plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Créer votre formation en interne

Les réseaux associatifs ont l’avantage de posséder un vivier important de personnes différentes. Parmi elles, nombreuses sont celles susceptibles de vouloir et de pouvoir partager leurs connaissances. Miser sur les forces vives et le partage de compétences peut donc être une bonne solution selon la thématique et l’ampleur de la formation à mener.

Cette première méthode a donc l’avantage d’être économique d’un point de vue financier. Elle peut cependant s’avérer gourmande en temps comme en ressources humaines.

Elle implique en effet de créer le contenu du programme, les éventuels supports (présentation PowerPoint, vidéos, guides, etc.) puis d’animer la formation. Cela requiert une bonne dose de patience, de pédagogie, et surtout beaucoup de temps de préparation.

Co-créer votre formation avec un partenaire

Si votre formation concerne une thématique sur laquelle vous pouvez faire intervenir des experts, la co-construction du contenu peut être une solution. Si vous pensez qu’une formation précise est nécessaire, voyez si l’un de vos partenaires ou prestataires pourrait intervenir.

Chez AssoConnect, nous aidons par exemple les réseaux associatifs qui adoptent notre logiciel à travers de nombreuses ressources, mais aussi des formations à distance et en présentiel.

Dès le lancement de l’outil, AssoConnect accompagne le déploiement au sein du réseau en formant des référents des échelons régionaux et départementaux. Ces derniers reçoivent en plus un guide complet de formateur afin de les aider à passer le relai ! Ainsi, les référents disposent de supports de formation créés par nos soins et sont ensuite autonomes pour organiser des formations en interne.

Les réseaux associatifs étant parfois des structures complexes et éparpillées aux quatre coins de la France – si ce n’est du monde – cette méthode permet ainsi de diffuser le savoir de la manière la plus simple et efficace.

Confier l’organisation de votre formation à un prestataire

Nombreux professionnels et organismes de formation proposent des sessions sur plus ou moins tous les sujets. Si vous le pouvez, sous-traiter est effectivement la solution la plus simple et permet d’accéder à des formations qui ont, du moins en principe, fait leurs preuves.

Bien souvent, ces formations ont en revanche un coût important. Si vous optez pour cette solution, assurez-vous donc que le besoin est bien couvert, et que les résultats seront au rendez-vous. Bref, assurez-vous que l’investissement vaut la peine.

Malgré des titres et descriptifs aguicheurs, les formations sont parfois de qualité variable.

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Financer des formations pour son réseau d’associations

Alors que les formations internes ou co-construites avec un partenaire permettent de limiter le coût financier, les prix des formations payantes peuvent vite s’envoler. Si vous pensez qu’une formation payante répond exactement à votre besoin, sachez qu’il existe de nombreuses aides pour les financer.

Les dispositifs de formation individuels

Le Compte Personnel de Formation (CPF)

Le CPF est un solde qui se remplit au gré du temps passé à travailler : plus vous travaillez longtemps, plus vous disposez de fonds pour vous former.

Si un membre de votre équipe souhaite se former à titre individuel, vous pouvez donc dans un premier temps l’inviter à consulter le montant de son solde CPF sur Mon Compte Formation.

Nous parlons bien ici de conseil et de renseignement, une association - comme une entreprise - n’est pas censée demander à un salarié d’utiliser son CPF pour une formation. Comme son nom l’indique, ce dispositif est individuel et peut être utilisé pour financer n’importe quelle formation, selon le désir du salarié.

Le Compte d’Engagement Citoyen (CEC)

Le CEC est un dispositif très similaire, qui s’ajoute au montant CPF en fonction des expériences bénévoles. Son fonctionnement est quasiment identique, mais les conditions d’éligibilité à cette aide sont plus strictes et limitent l’éligibilité des bénévoles.

Comme le CPF, le CEC est personnel. Le bénévole peut donc librement choisir la manière de l’utiliser. Pour en savoir plus sur cette aide encore méconnue, rendez-vous sur notre article dédié au compte d’engagement citoyen (CEC).

Les dispositifs de formation groupés

Fonds pour le Développement de la Vie Associative (FDVA)

Le FDVA est un dispositif permettant de financer des formations sur des thématiques déterminées chaque année par l’Etat. Des orientations régionales sont également définies et les associations peuvent déposer un dossier si leur projet de formation lui correspond.

La procédure est ensuite similaire à celle pour une demande de subvention classique et les dépôts de dossiers se font en début d’année civile, via le portail des associations Le Compte Asso.

Les collectivités territoriales et réseaux associatifs

Les collectivités territoriales : communes, départements ou encore régions peuvent financer certaines formations. Il vous revient en revanche d’en faire la demande et de convaincre la collectivité de vous octroyer cette subvention. Une fois obtenue, il vous faudra également prouver la bonne utilisation des fonds à travers un compte rendu financier de subvention.

Pour en savoir plus sur le dossier de subvention, le compte rendu financier et les bonnes pratiques en la matière, rendez-vous sur notre article dédié aux demandes de subventions.

Pour terminer, en ce qui concerne les sujets les plus stratégiques, la tête de réseau peut également prendre directement en charge certaines formations pour ses salariés, bénévoles ou antennes.

Dans ce cas, chaque réseau possède son propre fonctionnement et peut fixer ses propres règles. Si ce n’est pas encore le cas dans votre réseau, nous recommandons fortement de prévoir un budget formation : en plus d’aider votre réseau à grandir, les formations sont un excellent moyen de fidéliser vos bénévoles et salariés.

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Mesurer les résultats de la formation

Définir les objectifs en amont

Quelle que soit la formule retenue, une formation représente toujours un investissement, financier et humain. Or, vous le savez, il s’agit de deux ressources précieuses pour les associations.

C’est pourquoi il est indispensable d’être capable d’évaluer les résultats obtenus.

Il n’y a en effet rien de pire en effet que d’investir dans une formation puis de n’avoir aucun retour sur ce qu’elle a apporté. Pour l’éviter, la solution est simple : anticiper et réfléchir dès le départ à ce vous souhaitez en tirer.

A première vue, certains objectifs peuvent sembler difficiles à mesurer. Si c’est le cas pour votre formation, réfléchissez aussi bien en termes d’objectifs quantitatifs que qualitatifs.

Pour prendre un exemple, admettons que vous proposiez à vos équipes communication une formation en référencement naturel (SEO) afin qu’elles puissent créer du contenu pour attirer de nouveaux membres.

Dans ce cas, votre premier objectif peut être qualitatif : "je souhaite que cette équipe soit capable de mettre en place une stratégie de contenu et connaisse les bonnes pratiques de l’écriture SEO". Vous pourrez par la suite vérifier avec cette simple phrase à quelle mesure l’objectif est atteint.

Un second objectif peut être plus quantitatif : "je souhaite que nous publiions deux articles par mois et que d’ici un an, notre blog reçoive trois fois plus de visites mensuelles qu’aujourd’hui".

Evaluer le niveau de réussite de la formation

Une fois la formation passée, reprenez les objectifs fixés et voyez s’ils ont été atteints. Pour faire simple, vous pouvez vous contenter de l’évaluer comme :

• atteint,
• partiellement atteint - préciser le cas échéant ce qui a été atteint, ce qui ne l’a pas été et dans chaque cas, pourquoi,
• non-atteint - chercher à savoir ce qui fait que cela n’a pas fonctionné, le besoin a-t-il été mal défini ? La qualité de la formation n’était-elle pas à la hauteur ?

Si les objectifs ne sont que partiellement atteints ou ne sont pas atteints, il est indispensable de mener ce travail de réflexion sur les motifs pour vous assurer de ne plus reproduire ces erreurs à l’avenir.

Il s’agit évidemment de situations fictives à adapter à votre structure et à vos besoins, mais la méthode sera la même pour toutes les formations.

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Vous voilà fin prêt à répondre à toutes les questions ! La formation est un sujet trop important pour un réseau associatif pour être éludé, et nous espérons que cet article vous aidera à faire grandir votre structure, mais aussi vos salariés et bénévoles.

Nous avons tenté d’éclaircir au maximum ce vaste sujet, s’il vous reste des questions ou que vous souhaitez que nous allions plus loin sur certains points, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire ci-dessous. Nous nous ferons un plaisir d’échanger avec vous et d’y répondre !